Wat kan AI voor HR en recruitment doen?
AI neemt in HR en recruitment het terugkerende schrijf- en antwoordwerk over: vacatureteksten, berichten aan kandidaten, onboarding en vragen van medewerkers over regelingen. Beslissingen over mensen blijven bij een mens.
Dat kan op twee manieren. Je gebruikt zelf een AI-assistent zoals ChatGPT of Claude voor teksten en samenvattingen. Of je laat een AI agent inrichten: een digitale medewerker die je personeelshandboek kent en vragen van medewerkers zelfstandig beantwoordt. Wat dat precies is lees je in wat is een AI agent.
Welke HR-taken neemt AI over?
AI neemt vijf soorten taken over: vacatureteksten, communicatie met kandidaten, onboarding, vragen van medewerkers en verlofadministratie.
| Taak | Wat de AI doet | Welke gegevens nodig zijn | Waar de mens controleert |
|---|---|---|---|
| Vacatureteksten | Schrijft een concept per kanaal | Functie-eisen en je eigen voorbeeldteksten | Juistheid en inclusieve formulering |
| Kandidaatcommunicatie | Stuurt ontvangstbevestigingen en plant gesprekken in | Je agenda en de status per kandidaat | Afwijzingen en inhoudelijke vragen |
| Onboarding | Beantwoordt praktische vragen van nieuwe collega's | Je personeelshandboek en onboardingplan | Persoonlijke situaties |
| Medewerkervragen | Legt regelingen uit en verwijst naar het juiste document | Je handboek, je cao en je procedures | Vragen over een individueel dossier |
| Verlofadministratie | Zet aanvragen klaar ter goedkeuring | Verlofsaldo en het rooster | De goedkeuring |
Vacatureteksten schrijven
Je voert de functie-eisen in en AI schrijft een vacaturetekst, een kortere versie voor social media en een versie voor vacaturesites. Geef eerdere teksten mee als voorbeeld, dan sluit de toon aan bij je organisatie. Hoe je zo'n instructie opbouwt staat in wat is een prompt.
Lees de tekst na op eisen die kandidaten onbedoeld uitsluiten, zoals een leeftijdsaanduiding of een taaleis die voor de functie niet nodig is.
Communicatie met kandidaten
Een AI agent stuurt een ontvangstbevestiging, stelt momenten voor een gesprek voor op basis van je agenda en houdt kandidaten op de hoogte van de volgende stap. Een afwijzing en de toelichting daarop schrijft of beoordeelt een recruiter.
Onboarding van nieuwe medewerkers
Een nieuwe collega heeft in de eerste weken veel praktische vragen. Waar staat het declaratieformulier? Hoe vraag ik verlof aan? Wie regelt mijn laptop? Een AI agent beantwoordt die vragen op basis van je personeelshandboek en je onboardingplan en wijst naar de juiste contactpersoon.
Vragen van medewerkers beantwoorden
Via het interne chatkanaal dat je team al gebruikt beantwoordt de agent vragen over de aanvraagprocedure voor verlof, de declaratieregeling, het thuiswerkbeleid en het verzuimprotocol. De agent verwijst steeds naar het brondocument.
Vragen over een individueel dossier, zoals een verzuimtraject of een arbeidsconflict, gaan naar een HR-medewerker. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en horen niet in een AI-tool.
Verlofadministratie voorbereiden
De agent neemt een verlofaanvraag aan, controleert het saldo en het rooster en zet de aanvraag klaar voor de leidinggevende. De goedkeuring blijft bij de leidinggevende.
Mag je AI gebruiken om cv's te screenen?
AI die sollicitaties analyseert, filtert of kandidaten beoordeelt staat in bijlage III van de EU AI Act als hoog-risico toepassing. De bijlage noemt bij werk onder meer AI-systemen voor werving en selectie, in het bijzonder voor het plaatsen van gerichte vacatures, het analyseren en filteren van sollicitaties en het beoordelen van kandidaten.
De regels voor hoog-risico AI uit bijlage III gelden vanaf 2 december 2027. De oorspronkelijke datum was 2 augustus 2026. Een wijziging die op 27 juli 2026 inging heeft de datum verschoven.
Voor organisaties die zo'n systeem gebruiken vraagt de wet onder meer dat je het systeem volgens de gebruiksaanwijzing van de aanbieder gebruikt, menselijk toezicht organiseert en incidenten meldt. De AI Act verbiedt daarnaast sinds 2 februari 2025 AI die emoties van mensen afleidt op de werkplek, met een uitzondering voor medische redenen en veiligheidsredenen. De volledige uitleg staat in EU AI Act uitleg.
Een werkwijze met minder risico: laat AI per cv een samenvatting maken langs criteria die jij vooraf vastlegt, en laat de recruiter elke kandidaat zelf beoordelen. Of een toepassing onder bijlage III valt, hangt af van wat het systeem doet. Leg die vraag voor aan een jurist voordat je een systeem in gebruik neemt. Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies.
Wat vraagt de AVG bij sollicitatiegegevens?
De AVG geldt nu al voor elke verwerking van sollicitatiegegevens, met of zonder AI. Drie punten zijn voor HR van direct belang.
Geautomatiseerde besluiten. Artikel 22 van de AVG geeft mensen het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd en dat hen in aanmerkelijke mate treft. Een afwijzing zonder menselijke beoordeling raakt aan dat artikel.
Bewaartermijn. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk om gegevens van sollicitanten uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure te verwijderen. Met toestemming van de sollicitant mag je ze langer bewaren, tot maximaal 1 jaar.
Verwerkersovereenkomst. Verwerkt een AI-aanbieder sollicitatiegegevens voor jou, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. De Autoriteit Persoonsgegevens ontving meldingen van datalekken doordat medewerkers persoonsgegevens invoerden in AI-assistenten.
De stappen staan in AVG-proof AI gebruiken in je bedrijf.
Wat kun je vandaag zelf doen met ChatGPT of Claude?
Met een abonnement op ChatGPT of Claude kun je vandaag vier taken zelf sneller doen, zonder koppelingen en zonder persoonsgegevens:
- Vacatureteksten laten opstellen en herschrijven per kanaal
- Interviewvragen laten opstellen bij een functieprofiel
- Een onboardingplan laten uitwerken voor de eerste weken
- Beleidsteksten laten herschrijven naar begrijpelijke taal voor medewerkers
Voer geen cv's of personeelsdossiers in een account in waarvoor je geen verwerkersovereenkomst hebt.
Veelgestelde vragen
Mag je AI gebruiken om cv's te screenen? AI voor het analyseren en filteren van sollicitaties staat als hoog-risico toepassing in bijlage III van de EU AI Act. Die regels gelden vanaf 2 december 2027. De AVG geldt nu al, waaronder artikel 22 over geautomatiseerde besluiten.
Valt AI in recruitment onder de EU AI Act? Ja, als het systeem wordt gebruikt voor werving of selectie, zoals het filteren van sollicitaties of het beoordelen van kandidaten. Bijlage III van de AI Act noemt die toepassingen als hoog risico.
Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren? Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is het gebruikelijk om gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure te verwijderen. Met toestemming van de sollicitant mag dat langer, tot maximaal 1 jaar.
Vervangt AI de recruiter? Nee. AI schrijft concepten, plant gesprekken en beantwoordt praktische vragen. Het gesprek met de kandidaat en de beslissing over een aanname of afwijzing blijven bij een mens.
Wat kost AI voor een HR-afdeling? Een 1-op-1 AI training kost vanaf €449 ex btw. De implementatie van een AI agent start vanaf €1.495 eenmalig, op factuur (stand oktober 2026). Lees meer over wat een AI agent kost.
AI inzetten in jouw HR-afdeling?
Wil je eerst zelf AI-vaardig worden? Dat kan met een 1-op-1 AI training. Benieuwd wat een digitale medewerker voor jouw HR-team kan overnemen? Lees wat een AI agent kost of plan een vrijblijvend gesprek.
