Wat kan AI voor de overheid doen?
AI neemt bij een gemeente, provincie, waterschap of uitvoeringsorganisatie het terugkerende lees-, schrijf- en uitzoekwerk over: inwonersvragen beantwoorden, meldingen opnemen, aanvragen op volledigheid controleren en stukken samenvatten. Besluiten over vergunningen, uitkeringen en voorzieningen neemt een ambtenaar.
Veel vragen aan een gemeente hebben een vast antwoord dat al op de website of in een verordening staat. Hoe vraag je een paspoort aan, waar meld je een kapotte lantaarnpaal, welke stukken horen bij een aanvraag. Dat is werk met vaste stappen en eigen bronnen, en daar is AI geschikt voor.
Je kunt het op twee manieren aanpakken. Medewerkers gebruiken een AI-assistent zoals ChatGPT of Claude voor teksten en samenvattingen, onder een zakelijke overeenkomst van de organisatie. Of je laat een AI agent inrichten: een digitale medewerker die is gekoppeld aan je systemen en vragen zelfstandig afhandelt. Wat dat is lees je in wat is een AI agent.
Welke taken neemt een AI agent over bij een gemeente?
Een AI agent neemt bij een gemeente vier soorten taken over: inwonersvragen beantwoorden, meldingen over de openbare ruimte opnemen, aanvragen voorbereiden en intern zoeken in beleid en regelgeving.
Inwonersvragen beantwoorden
Een inwoner vraagt via de website of WhatsApp hoe een paspoort aanvragen werkt, wat de openingstijden zijn of waar een uittreksel te krijgen is. De agent zoekt het antwoord op in de teksten van je eigen website en verwijst naar de pagina waar het staat. Hij herkent verschillende formuleringen van dezelfde vraag.
Nodig: de actuele teksten van je website en je productencatalogus. Controle door een mens: vragen over een persoonlijk dossier, klachten en bezwaren gaan naar een medewerker. Lees een deel van de antwoorden steekproefsgewijs na.
Meer over deze toepassing staat in AI agent voor klantenservice.
Meldingen over de openbare ruimte opnemen
Een omgewaaide boom, een overgeslagen container, een losse stoeptegel. De agent vraagt naar de locatie en het soort melding, stuurt een bevestiging en zet de melding door naar de juiste afdeling.
Nodig: je categorieën voor meldingen en de afdeling die bij elke categorie hoort. Controle door een mens: de afdeling beoordeelt de urgentie en plant de afhandeling. Meldingen over gevaar of overlast door personen gaan direct naar een medewerker.
Aanvragen voorbereiden
Iemand wil een dakkapel plaatsen of een evenement organiseren. De agent legt uit welke stappen de procedure heeft en welke stukken bij de aanvraag horen. Bij een ingediende aanvraag controleert hij of alle bijlagen aanwezig zijn en zet hij een overzicht klaar voor de behandelaar.
Nodig: de beschrijving van de procedure en de lijst met vereiste stukken per soort aanvraag. Controle door een mens: de behandelaar toetst de aanvraag en neemt het besluit. Dat geldt ook in het sociaal domein: de agent geeft informatie over de stappen van een Wmo-aanvraag, de consulent voert het gesprek en beoordeelt het recht op een voorziening.
Intern zoeken in beleid en regelgeving
Medewerkers stellen de agent vragen over verordeningen, beleidsregels en werkinstructies. De agent doorzoekt de documenten en noemt bij elk antwoord het document en het artikel.
Nodig: de geldende versies van je verordeningen, beleidsregels en werkinstructies. Controle door een mens: de medewerker leest de bron na voordat hij het antwoord gebruikt in een brief of besluit.
Wat kunnen ambtenaren zelf doen met een AI-assistent?
Met een AI-assistent onder een zakelijke overeenkomst doen ambtenaren vier taken zelf sneller, zonder koppelingen:
- Een brief herschrijven naar begrijpelijke taal
- Een lang beleidsstuk samenvatten voor een overleg
- Een conceptantwoord opstellen op een veelgestelde vraag
- Aantekeningen van een overleg uitwerken tot een verslag met afspraken
Het overheidsbrede standpunt staat het gebruik van generatieve AI onder consumentenvoorwaarden voor ambtenaren niet toe, ook bij individueel gebruik. Werk dus met de toepassing die je organisatie heeft ingekocht. Controleer elke samenvatting tegen de brontekst: een taalmodel kan een voorwaarde weglaten of een termijn verkeerd overnemen. Hoe je een goede instructie schrijft lees je in wat is een prompt.
Welke regels gelden voor AI bij de overheid?
Voor AI bij de overheid gelden vier kaders: het overheidsbrede standpunt over generatieve AI, de AVG, de EU AI Act en het Algoritmeregister. Dit is een beschrijving van wat die regels vragen, met als peildatum oktober 2026. Leg je eigen situatie voor aan je jurist, privacy officer of functionaris gegevensbescherming.
Overheidsbreed standpunt generatieve AI. Het standpunt van april 2025 geldt voor alle overheidsorganisaties die generatieve AI inkopen, ontwikkelen of gebruiken, en ook voor externe partijen die diensten aan hen leveren. Inzet is toegestaan als je voldoet aan bestaande wetgeving, het doel duidelijk is, er een risicoanalyse is uitgevoerd en de juiste rollen bij het besluit betrokken zijn. Bij inkoop maak je afspraken met de leverancier over datadeling, dataretentie en het wel of niet trainen van modellen met de invoer van gebruikers. Het standpunt beveelt in Europa ontwikkelde en beheerde applicaties aan.
AVG. Vragen en meldingen van inwoners bevatten persoonsgegevens. Is het risico van een verwerking voor betrokkenen waarschijnlijk hoog, dan voer je vooraf een DPIA uit (artikel 35). Het standpunt noemt de DPIA als toetsingsinstrument bij de risicoanalyse. Wat je verder regelt lees je in AVG-proof AI gebruiken in je bedrijf.
EU AI Act. AI-systemen waarmee overheidsinstanties beoordelen of iemand recht heeft op essentiële uitkeringen en diensten staan in bijlage III als hoog-risico. Sinds de wijziging van juli 2026 gelden die regels vanaf 2 december 2027. De transparantieregels gelden sinds 2 augustus 2026: een inwoner moet weten dat hij met een AI-systeem communiceert. Organisaties die AI inzetten zorgen sinds 2 februari 2025 voor voldoende AI-geletterdheid bij hun medewerkers. De data en plichten staan in de EU AI Act uitleg.
Algoritmeregister. Op algoritmes.overheid.nl publiceren overheidsorganisaties informatie over de algoritmes die zij gebruiken. Het register is bedoeld voor impactvolle algoritmes, zoals algoritmes die invloed hebben op besluiten over inwoners. Ga per toepassing na of je organisatie haar registreert.
| Toepassing | Wie beslist | Let op |
|---|---|---|
| Algemene inwonersvragen | De agent informeert | Vermeld dat de inwoner met AI communiceert |
| Melding openbare ruimte | De afdeling | Alleen de benodigde gegevens vragen |
| Volledigheid van een aanvraag | De behandelaar | Het besluit blijft bij een ambtenaar |
| Recht op uitkering of voorziening | De consulent | Hoog-risico onder de AI Act |
| Intern zoeken in beleid | De medewerker | Bron nalezen voor gebruik |
Hoe begin je met AI bij een overheidsorganisatie?
Je begint met één taak waarbij de agent informatie geeft en een medewerker beslist.
Stap 1: kies de taak. Algemene inwonersvragen of intern zoeken in beleid zijn geschikte startpunten, omdat het antwoord controleerbaar is en er geen besluit aan vastzit.
Stap 2: doe de risicoanalyse. Betrek je privacy officer, je informatiebeveiliger en je jurist. Leg het doel vast en ga na of een DPIA nodig is.
Stap 3: leg afspraken met de leverancier vast. Regel schriftelijk waar de gegevens staan, hoe lang ze bewaard blijven en dat de invoer niet wordt gebruikt om modellen te trainen.
Stap 4: test met bestaande vragen. Leg vragen van de afgelopen maand voor aan de agent en vergelijk de antwoorden met wat je medewerkers antwoordden.
Stap 5: start op één kanaal en lees mee. Begin bijvoorbeeld op de website. Houd telefoon en balie beschikbaar voor inwoners die een medewerker willen spreken. Controleer de eerste weken een deel van de gesprekken en breid daarna uit.
Veelgestelde vragen
Mogen ambtenaren ChatGPT gebruiken voor hun werk? Het overheidsbrede standpunt van april 2025 staat generatieve AI toe onder voorwaarden, zoals een risicoanalyse en afspraken met de leverancier. Gebruik onder consumentenvoorwaarden is voor ambtenaren niet toegestaan, ook bij individueel gebruik. Werk met de toepassing die je organisatie heeft ingekocht.
Mag AI beslissen over een uitkering of vergunning? Artikel 22 van de AVG verbiedt in de hoofdregel volledig geautomatiseerde besluiten met grote gevolgen voor een persoon. AI die het recht op essentiële uitkeringen en diensten beoordeelt is hoog-risico onder de EU AI Act. Laat een ambtenaar het besluit nemen.
Valt AI bij een gemeente onder de EU AI Act? Ja. Voor AI die met inwoners communiceert gelden sinds 2 augustus 2026 transparantieregels. Voor hoog-risico toepassingen, zoals het beoordelen van het recht op uitkeringen en diensten, gelden de regels vanaf 2 december 2027.
Wat is het Algoritmeregister? Het Algoritmeregister op algoritmes.overheid.nl is het centrale register waarin overheidsorganisaties informatie publiceren over de algoritmes die zij gebruiken. Het is bedoeld voor impactvolle algoritmes, zoals algoritmes die invloed hebben op besluiten over inwoners.
Wat kost AI voor een overheidsorganisatie? Een 1-op-1 AI training kost vanaf €449 ex btw. De implementatie van een AI agent start vanaf €1.495 eenmalig, op factuur (stand oktober 2026). Lees meer over wat een AI agent kost.
AI inzetten in jouw organisatie?
Benieuwd wat een digitale medewerker concreet voor overheidsorganisaties kan doen? Bekijk onze AI agent voor overheidsorganisaties of lees wat een AI agent kost. Liever eerst je team AI-vaardig maken? Dat kan met 1-op-1 AI training. Of plan direct een vrijblijvend gesprek.
